Analista de Documentação e Arquivo

Resumo do cargo

Profissional responsável pela gestão do acervo documental da empresa — físico e digital — garantindo organização, guarda segura, digitalização e padronização dos arquivos. Atuará também na coordenação e supervisão da equipe do departamento, composta majoritariamente por jovens aprendizes, sendo responsável por orientar, acompanhar e desenvolver esses profissionais em formação, além de assegurar a qualidade das entregas.

Principais responsabilidades

- Organizar, classificar e armazenar documentos de forma adequada e segura, preservando integridade e confidencialidade

- Executar e supervisionar processos de digitalização do acervo

- Renomear e indexar arquivos conforme padrão de nomenclatura estabelecido, garantindo rastreabilidade e facilidade de busca

- Supervisionar a equipe de jovens aprendizes, distribuindo e direcionando as demandas conforme prioridade, complexidade e nível de autonomia de cada um

- Treinar e orientar os aprendizes nas rotinas do departamento, garantindo o aprendizado prático das atividades e o cumprimento dos procedimentos

- Acompanhar o desenvolvimento dos aprendizes, dando feedbacks periódicos e apoiando o RH nas avaliações previstas no programa de aprendizagem

- Zelar pelo cumprimento das condições legais do contrato de aprendizagem (jornada compatível com a frequência escolar, atividades adequadas à faixa etária e vedação de trabalho insalubre, perigoso ou noturno)

- Analisar e conferir os serviços executados pela equipe, apontando correções e propondo melhorias de processo

- Manter a organização e a conservação dos espaços físicos de arquivo e dos repositórios digitais

- Controlar entradas, saídas e empréstimos de documentos, mantendo registros atualizados

- Zelar pelo cumprimento da tabela de temporalidade e dos prazos de guarda e descarte

Requisitos

- Ensino médio completo (Graduação em administração ou áreas afins como diferencial)

- Experiência prévia em rotinas de arquivo, documentação ou gestão documental

- Experiência em liderança ou supervisão de equipe

- Conhecimento em métodos de classificação e arquivamento (alfabético, numérico, cronológico, geográfico)

- Domínio de pacote Office, especialmente Excel, e familiaridade com scanners e softwares de escaneamento

- Noções de LGPD e de sigilo da informação

Competências comportamentais

- Organização e atenção a detalhes

- Disciplina no cumprimento de padrões e procedimentos

- Perfil didático e paciente, com habilidade para ensinar e formar profissionais no início de carreira

- Capacidade de liderar pelo exemplo, orientando com clareza e respeito

- Boa comunicação e relacionamento com áreas internasProatividade na identificação e correção de falhas

- Confiabilidade no trato de informações sensíveis

Diferenciais

- Experiência anterior com programas de Jovem Aprendiz ou estágio

- Experiência com auditorias internas ou externas envolvendo documentação